نبذة عن القسم

قسم تقنية المعلومات هو القسم المختص عن دعم وصيانة أنظمة الحاسب الآلي وتطوير الخدمات المعلوماتية بالإدارة

 

مهام ومسؤوليات الوحدة:

- توفير الحماية والدعم لشبكة الحاسب الآلي والأجهزة المرتبطة.

- توفير الدعم لنظام الأوقاف والأنظمة المحاسبية وأنظمة مايكروسوفت.

- تصميم التقارير المستقاة من قاعدة البيانات وذلك لاستخدام الموظفين أو الإدارة أو المدققين الخارجيين. 

تطوير البرامج الصغيرة عند الحاجة. 

- توفير التدريب الداخلي للمستخدمين الذي من شأنه رفع مستوى المهارة والإلمام باستخدام البرامج المختلفة. 

- مراقبة قواعد البيانات للتأكد من صحة العلميات التي يتم تنفيذها عن طريق البرامج التطبيقية، كذلك التأكد من ترابط البيانات وسلامتها.

- تقديم المقترحات الخاصة بتطوير الخدمات المعلوماتية في الإدارة بما يضمن كفاءة وسرعة إنجاز العمل، وإعداد الخطة الخاصة بتنفيذها. 

- الإشراف على تنفيذ المشاريع الخاصة بنظام المعلومات وتوفير الدعم لها. 

 

إنجازات  وحدة الحاسب الآلي

1. تدشين نظام المعلومات الجديد 

تم التعاقد مع شركة الأمثل للاستشارات والبرمجة عن مبلغ 55، 000 دينار، وذلك لتطوير وتطبيق نظام المعلومات الشامل بالإدارة. وقد تم توقيع العقد في شهر يونيو وبدأ التدشين الفعلي للنظام في يوليو حيث تم تفعيل نظام الحضور والانصراف بعد برمجة الأخير لتوافق مع جهاز قارئ البصمة المستخدم في الإدارة، كما تم تفعيل نظام الموارد البشرية مع الاستمرار في استخدام النظام القديم إلى أن تم إيقاف النظام القديم في شهر سبتمبر.

ومن جانب آخر تم تفعيل نظام الأستاذ العام والمدفوعات وإيقاف الأنظمة القديمة في يوليو. ويتم – وقت تحرير هذا التقرير – وضع اللمسات الأخيرة لتفعيل النظام المركزي في  الإدارة وهو نظام العقارات والذي سيتبعه نظام الأصول الثابتة  ونظام التذاكر. هذا ومن المتوقع الانتهاء  من تفعيل جميع الأنظمة مع  نهاية شهر يناير 2016.

 

2. تجهيز مركز خدمات الزبائن في الطابق الأرضي 

تم الاشتراك بشكل مباشر لتجهيز مركز خدمات الزبائن بالدور الأرضي و التي  تتطلع الإدارة لتدشينه خلال شهر ديسمبر، حيث قامت وحدة نظم المعلومات بإعداد لدراسة اللازمة والمناقصات، ومتابعة المشاريع التالية:

- توفير شبكة الحاسب الآلي: تم إعداد المواصفات المطلوبة وعمل المناقصة اللازمة ومتابعة مشروع ربط «مركز خدمات الزبائن» بالشبكة المحلية. 

- توفير الأجهزة المتعلقة بالأمن: تم ايضاً اعداد التصور المواصفات المطلوبة لنظام الأمن والأجهزة الأمنية في الدور الأرضي (نظام الدخول عن طريق البطاقات، الكاميرات الأمنية) .

- نظام الانتظار (التذاكر): تم ايضاً اعداد المواصفات المطلوبة لنظام التذاكر الضروري لتفعيل مركز خدمات الزبائن،

 كما تم  عمل المناقصة واستلام العطاءات من الموردين حيث تم تسليمها للإدارة وقت تحرير هذا التقرير.

- توفير الأجهزة المكتبية اللازمة لتفعيل مركز خدمات الزبائن: فقد تم توفير اجهزة الحاسب الآلي والطابعة المركزية الملونة ومتعددة الوظائف، وكذلك اجهزة المسح الضوئي والتي كانت ذات مواصفات خاصة لتلبية احتياجات المركز من سرعة مسح الوثائق المقدمة من الزبائن وبجودة عالية.

- توفير الخدمات الإلكترونية للموظفين الجدد والدعم الفني لعمليات النقل

يتم توفير الخدمات الإلكترونية والدعم الفني للموظفين الجدد والانتقالات، حيث حدث منذ منتصف هذا العام توظيف واعادة تنظيم ونقل عدد غير مسبوق من الموظفين، الأمر الذي يتطلب المتابعة والدعم الفني والتأكد من توفير جميع الخدمات الإلكترونية للموظفين، كالتالي:

1.شراء الأجهزة المكتبية المطلوبة (الحاسبات الشخصية، الحاسبات المحمولة، الطابعة، وغيرها>)

2.انشاء حساب للموظف أو نقله إلى المجموعة الصحيحة>

3.اعطاء الصلاحيات المناسبة للموظف على مستوى الملفات ونظام المعلومات والأنظمة الأخرى

4.انشاء البريد الإلكتروني

5.ادخال الموظف ضمن الخدمات الأخرى (الرسائل القصيرة، معلومات الاتصال، مجموعات الاتصال المناسبة، ..الخ)

6.تدريب الموظف على استخدام نظام المعلومات والتعاطي مع البيئة الإلكترونية المحيطة به

7.توفير الدعم الفني وقت الحاجة

8. جرد الوثائق الوقفية

- تم جرد الوثائق والتأكد من أن الموجود بحوزة الإدارة مُدخل فعلاً في نظام المعلومات وبشكل صحيح.

- عدد الوثائق التي بحوزة الإدارة هو 1، 917 وثيقة فقط، وذلك بتاريخ (02/03/2017) 

- تم ترتيب وترقيم الوثائق حسب رقم التعريف الموجود في نظام المعلومات وذلك من أجل سهولة البحث والوصول للوثيقة المعنية.

- تم تحديث خانة في النظام مخصصة للمكان التي تحفظ فيه الوثيقة (رقم الخزنة + رقم الصندوق)

- توفير وتهيئة الطباعة والمسح الضوئي المركزي

- توفير عدد 9 طابعات، 7 منها مركزية. كما تم توفير عدد 9 ماسحات ضوئية متطورة،  3 منها خاصة بمسح الوثائق القديمة ومسح الكُتب. كما تم توفير عدد 17 جهاز حاسب آلي شخصي للموظفين الجدد، وعدد 12 جهاز محمول وذلك لاستخدام الإدارة وبعض الموظفين ولاحتياجات مركز التدريب الجديد.

6. نظام الأمن (بطاقات الدخول والكاميرات الأمنية)

تم اعداد المناقصة الخاصة بتفعيل نظام الأمن بالإدارة وذلك بمبلغ 7، 000 دينار فقط. وقد تم تركيب الأقفال المغناطيسية وقارئ البطاقات على جميع أبواب المكاتب تمهيداً لتفعيل النظام. وسيمنح هذا النظام حماية أكبر للمكاتب ومحتوياتها، ويمكن برمجة النظام بحيث تفتح الأبواب وغلق في أوقات محددة وبحسب الصلاحية.

7. مركز التدريب 

تم لأول مرة افتتاح وتفعيل «مركز التدريب» بالإدارة، حيث تم تجهيزه بعدد 8 من أجهزة الحاسبات الآلية محمولة وتعزيز الإنارة وتجهيز شاشة العرض وتوفير الجو اللازم لعملية التدريب. وقد تم فعلاً البدء بالجولة الأولى من التدريب على نظام المعلومات الجديد. ومن المفترض أن يخدم هذا المركز حاجة الإدارة من التدريب والعرض لجميع الأقسام والتخصصات وليس فقط تقنية المعلومات.

8. التدريب على النظام الجديد

تم البدء بتدريب عموم الموظفين على الأجزاء العامة من النظام الجديد، حيث قُسِمَ الموظفون إلى15 مجموعة، وقد أُخذ في الاعتبارعدم تعطيل القسم بحيث لا يوضع جميع موظفي القسم الواحد في نفس حصة التدريب.وسوف يكون مجموع ساعات التدريب حوالي 75 ساعة في الجولة الأولى فقط، وسوف يتبع هذه الجولة جولة أخرى للتدريب على نظام التذاكر (الصادر والوارد)، هذا بالإضافة إلى تدريب كل قسم على النظام المخصص له.

9. تجديد تراخيص وتثبيت مضاد الفايروسات

تم تجديد تراخيص نظام الفايروسات لعدد 100 ترخيص، كما تم شراء عدد 50 ترخيص اضافي لتغطية الزيادة الحاصة في الموظفين. وقد تم تحدث نظام مضاد الفايروسات في الأجهزة القديمة وتركيبه في الأجهزة الجديدة وأجهزة الحاسب الالي المحمولة.

10. شراء قطع اضافية خاصة بالأجهزة الخادمة لتأمين استمرارية الأجهزة

في خطوة مهمة وأساسية، تم زيادة كفاءة الأجهزة الخادمة واستمرارها في حالة وجود خلل. حيث تم شراء متحكم آخر لجهاز التخزين المركزي بالإضافة إلى المتحكم الحالي، كما تم شراء موصل خاص باتصال الأجهزة الخادمة اضافة إلى الجهاز المطلوب. ويقوم أحد هؤلاء الأجهزة بالعمل في حال تعطل الآخر، هذا بالإضافة إلى توزيع العمل في الحالة العادية (oadbalancing).

11. شراء طابعة لنظام الأصول الثابتة

تم شراء طابعة خاصة بطباعة الـ وذلك تمهيداً للبدء بمشروع إدخال جميع الأصول الثابتة المتواجدة في الإدارة، وذلك تزامناً مع تدشين النظام الخاص بالأصول الثابتة. 

12. مشاريع تحديث وإدخال البيانات 

قامت وحدة نظم المعلومات بإنجاز بعض مشاريع إدخال وتحديث المعلومات والمشاركة في بعض المشاريع الأخرى، كالتالي:

- المسح الضوئي مع الفهرسة للصادر والوارد إدارة القديم من واقع ملفات الأرشيف (توقف العمل في الوقت الحالي بسبب الانشغال بتطبيق نظام المعلومات)

- المسح الضوئي لجميع الوقفيات المتوفرة في الإدارة مع استخلاص بيانات الواقف، والولي الشرعي، ونص الوقفية (ابتدأ في شهر يونيو ولا يزال جارياً) 

- الاشتراك في مشروع تحديث بيانات المآتم بواسطة شركة «ارتقاء»

- اعداد مسودة مقترح لتحديث بيانات العقارات من واقع الكشف الميداني

- تقنين الإنترنت و نظام حائط العزل بسبب تراجع أداء الإنترنت وبطئها في الإدارة وذلك لعدة أسباب أهمها زيادة عدد الموظفين، تم اعداد مقترح متكامل للخروج بحل لهذه المشكلة، ويحتوي الحل على تغيير سياسية الإدارة في استخدام الإنترنت، وشراء جهاز حائط العزل الذي بإمكانه تحديد الصلاحيات المناسبة ومراقبة استخدام الإنترنت بدقة، كما تضمن الحل اسعار زيادة السعة المرصودة للإدارة 

- مشروع الموقع الإلكتروني الجديد والتطبيق الخاص  بالهواتف الذكية تشارك وحدة نظم المعلومات في مشروع الموقع الإلكتروني الجديد والتطبيقات على الأجهزة الذكية بشكل أساسي، عن طريق تقديم المشورة والبيانات المطلوبة، وبالخصوص في جزء الخدمات الإلكترونية حيث من المزمع توفر عدة خدمات للمستأجرين ومتولي المآتم والمستثمرين وربط هذه الخدمات بنظام المعلومات في الإدارة.

- تعزيز الشبكة المحلية وربطها بالمكاتب الجديدة في المبنى الأوقاف الآخر بسبب الزيادة في الموظفين والتنقلات الكثيرة التي جرت خلال هذا العام، ظهرة مشكلة موصلات الشبكة الصغيرة المنتشرة في الأقسام وعدم تنظيم أسلاك الشبكة، هذا بالإضافة إلى رغبة الإدارة بالتوسع بحيث يتم فتح مكاتب إضافية في مبنى الأوقاف المجاور، فإنه تم مسح مكاتب الإدارة وزيارة المبنى المجاور وذلك لتحديد المتطلبات من نقاط الاتصال الإضافة ومحولات الشبكة، والاجتماع مع الشركات المناسبة لتقديم العطاء.

- الدخول في اتفاقية الحكومة مع شركة مايكروسوفت  تم الدخول في اتفاقية حكومة مملكة البحرين مع شركة مايكروسوفت، حيث تم تحرير خطاب إلى الجهاز المركزي  للمعلومات بما يفيد ذللك. وتنهي صلاحية الاتفاقية الحالية في مارس 2016، بعد يتم تجديد الاتفاقية (تجديد التراخيص) لمدة  سنتين اخريتين. وتستفيد الإدارة من الدخول في هذه الاتفاقية التالي:

  • البقاء في وضع قانوني سليم والتخلص من احتمال المسائلة القانونية عن تراخيص البرامج والأنظمة المستخدمة
  • الحصول على أحدث إصدارات البرامج من شركة مايكروسوفت
  • المساعدة في تطويرالأنظمة الحالية إلىا لإصدارات الجديدة (ing)
  • خدمة التعرف على المنتجات الجديدة من خلال التجريب الفعلي قبل القيام بعملية الشراء
  • الحصول على الدعم الفني وقت الحاجة 
  • دورات تدريبية مجانية لموظفي الحاسب الآلي
  • عروض خاصة لمنتسبي الإدارة

Top