نبذة عن القسم
وحدة التحصيل هي الوحدة المختصة بتحصيل واستلام الإيجارات المستحقة على المستأجرين والمستثمرين مقابل انتفاعهم بعقارات الأوقاف.
أولاً: أبرز مهام الوحدة
من أبرز المهام الرئيسية لوحدة التحصيل هي :
1- متابعة كل من أبرم عقد إيجار مع الادارة ويسمى بـ (المستأجر) والسعي لتحصيل الإيجارات الشهرية والسنوية بالاتصالات والمذكرات والرسائل النصية والتفاوض الودي يعتبر دور مهم يقوم به موظفي الوحدة في إقناع المستأجر وحثه بالانتظام في السداد.
2- الاحتفاظ بالمسندات والملفات والاتفاقيات المبرمة مع المستأجر وكذلك الاحتفاظ بالشيكات المؤجلة التي تتسلمها الإدارة من المستأجرين لإيداعها حال الاستحقاق وفي حال رجوع أي منها من البنك يقوم موظفي القسم المعنيين بالمسئولية بإرسالها لمركز الشرطة حال انتهاء المهلة الممنوحة للمستأجر.
3- تسليم الإيرادات النقدية بطي كشف بالإيرادات اليومية لقسم الحسابات بعد التدقيق.
7- مراسلة المستأجرين المتعثرين لحثهم على سداد المتأخرات و التعاون معهم بإعادة جدولة مديونتهم المتراكمة حتى يتم استحصال الإيجار بشكل معتاد أو تحويلهم لوحدة الشئون القانونية لاتخاذ الإجراء اللازم بعد انقضاء المدة الممنوحة.
5- عمل خصم (وإضافة سابقا) لحساب المستأجر بعد التأكد من الحصول على موافقة الإدارة لعملية الخصم، و يتم مراجعتها من قبل قسم الحسابات للتأكد من الإجراء المحاسبي ومبلغ الخصم.
6- إضافة وشطب المستأجرين للقائمة السوداء والتي تشمل المستأجرين الذين استعصي تحصيل المتأخرات منهم.
7- يتبع فريق التحصيل ثلاث طرق لاستحصال الايجارات وهي:
أ- الحضور : وهو حضور المستأجر لأمين الصندوق بالإدارة للسداد
ب- الشيكات : إيداع الشيكات المؤجلة حال استحقاقها بوصل استلام بحساب المستأجر
ت- الزيارات الميدانية ( الجباية ) : وهو السعي للمستأجرين لاستلام الإيجارات المستحقة
ثانياً: موظفي وحدة التحصيل
يتكون فريق العمل بوحدة التحصيل من 9 موظفين. وقد تم توزيع مهام العمل بأن يتحمل كل فرد جزء من المسؤولية بين استلام الإيرادات النقدية، وتسجيل الشيكات المؤجلة بالأرشيف لحساب المستأجر يومياً، متابعة الشيكات الراجعة مع مركز الشرطة ومراقبة حسابات المستأجرين والاتصال بهم وغيرها من المهام.
ثالثاً: بعض إنجازات وحدة التحصيل في عام 2015
1- مع تزايد أعداد المستأجرين وتقلص عدد موظفين التحصيل، توجب مواكبة ذلك بتنظيم أكثر لعمل موظفي التحصيل للوصول للهدف المنشود ومتابعة وحث المستأجرين على المجيئ لمكتب أمين الصندوق بمبنى الادارة، عن طريق الاتصالات الدورية والرسائل النصية وخطابات الإنذارات، إضافة للذهاب للمستأجرين لاستحصال مبالغ الإيجارات لمن يتعذر عليه الحضور للدفع.
2- تم استلام ما يقارب 8 مليون دينار قيمة شيكات مؤجل للاحتفاظ بها لإيداعه بتاريخها.
3- تم تحرير ما يقارب 300 إنذار للمستأجرين المتخلفين عن السداد وتحويل 50 للشئون القانونية.
7- تم استلام 985 ألف دينار (جباية) من التحصيل الخارجي.
5- تم تحديث الأرشيف الخاص بملفات المستأجرين والذي من المتوقع ان يستوعب أكثر من 600 ملف.
6- تم إيداع حوالي 5.7 مليون دينار لدى الحسابات متمثلة في مدفوعات عن طريق شيكات ونقد و بطاقات ائتمان.
7- تم إرسال 63 شيك للشرطة بقيمة 371 ألف دينار. تم تحصيل ما يقارب 291 ألف دينار منها.
8- إنهاء 367 معاملة عقود إيجار بقيمة حوالي 2.5 مليون دينار.
رابعًا: النظرة المستقبلية لتحسين أداء الوحدة
تعمل الوحدة عاى خلق آلية واضحة وجادة لمنع تشتت المسئولية بين الأقسام ومنعاً لضعف الرقابة نأمل بالإسراع بتشغيل برنامج التحصيل المستحدث وعلى رأسهم (برنامج آلي للمراقبة الالكترونية) للمستأجرين لمتأخرين في دفع الايجارات، لتظهر المعلومات خلال 27 ساعة من تأخر المستأجر عن موعد الدفع الممنوح له حتى يمكن متابعته أولاً بأول خلال قائمة المتخلفين عن السداد.
- إضافة إلى ذلك، نتمنى تطوير النظام الآلي ليتمكن من إرسال فاتورة إلكترونية لكل مستأجر عن طريق البريد الإلكتروني وتذكير بالدفع عن طريق رسائل نصية بشكل تلقائي ودوري.
كما نأمل في أن يتم تطوير طرق الدفع لتشمل الدفع الإلكتروني.
خامسًا: أبرز تحديات وحدة التحصيل
أبرز تحديات التي تواجهها وحدة التحصيل قيام الإدارة بتأجير بعض العقارات دون اكتمال إجراءاتها مع الدوائر الرسمية الأخرى كشهادة المسح أو التخطيط أو غيرها ويتسلم المستأجر العقد وبغياب التنسيق وانعدام المعلومات بين الأطراف ذات العلاقة يعود المستأجر بعد فترة محتجاً بعدم الاستفادة من الأرض وأنه وقع ضحية تضليل وعلى الإدارة إعادة أمواله.
سادسًا: الطموح
نطمح بأن نصل لنقطة تساوي الايرادات مع الاستحقاقات الشهرية يؤدي لعدم تحويل أي مستأجر للشئون القانونية والدخول معه في دهاليز المحاكم وبعض الاحيان خسارة الدعوى لعدم وجود دفوعات مقنعة تحفظ حق الوقف.