صورة
 360°
نبذة عن القسم

مركز خدمات المراجعين يعد الأول من نوعه في تاريخ الإدارة، ويقدم حزمة خدمات متكاملة تحت سقف واحد، حيث يهدف المركز بشكل رئيسي إلى تقديم أفضل الخدمات للمواطنين، إذأنه يتصل مباشرة بجميع الأقسام المعنية في الأوقاف الجعفرية ومرتبط الكترونياً مع  كافة أقسام الإدارة.

ويقدم المركز العديد من الخدمات من ضمنها استقبال طلبات المساجد والمآتم والحسينيات، وطلبات الإيجارات والخدمات الهندسية والصيانة المتصلة بإدارة الأوقاف الجعفرية، كما يقدم طلبات الاستئجار للعقارات الوقفية بأنواعها كافة.

ويشرف على مركز خدمات المراجعين فريق عمل مؤهل، يتم تدريه باستمرار لإنجاز هذه المعاملات على نحوٍ عالٍ من الدقة والتميز، ويتزامن هذا المركز مع العديد من المبادرات لتحسين وتسريع جودة الخدمات المقدمة من الأوقاف وعلى رأسها اختصار النطاق الزمني لإنجاز المعاملات وتحديد سقف للرد على كل معاملة، ومن خلال منظومة العمل المتكاملة سيتم الوقوف على التحديات والمعوقات التي تواجه الإدارة وبالتالي السعي الجاد للتغلب عليها بسرعة قياسية.

ويعد هذا المركز الأول من نوعه حيث أنه يفتتح للمرة الأولى في تاريخ الأوقاف الجعفرية، وقد أنشأ بأرقى المواصفات الجمالية الفنية والتكنولوجية، فضلاً عن الإمكانات البشرية ضمن خطة طموحه للإصلاح والتطوير الشامل في الأوقاف الجعفرية.

 

يحتوي مركز خدمات المراجعين على تسعة موظفين على النحو التالي :

 

رئيس القسم :

* رئيس القسم هو الذي يقوم بإدارة القسم والإشراف المباشر ومتابعة المواضيع و الطلبات وتحويلها بعد تسجيلها إلى الأقسام حسب نوع الطلب.

 

خدمات المراجعين (3 موظف) :

*موظفي خدمات المراجعين مهامهم الرئيسية استلام و تسجيل الطلبات ومتابعة سير إجراءاتها والرد على أي اسئلة أو استفسارات لدى المراجعين والعملاء ومتابعة جميع المواضيع المحولة إلى أقسام الإدارة .

 

الاستقبال (2 موظف) : 

*موظفا الاستقبال دورهم الرئيسي استقبال المراجعين وتوجيههم كلاً حسب طلبه واستلام والرد على المكالمات الواردة للإدارة وتحويلها للجهة المطلوبة وترتيب تسليم واستلام السيارات وتنظيمها.

 

أمين الصندوق (2 موظف) :

- موظفا أميني الصندوق دورهما الرئيسي استلام مبالغ الإيجار .

مهام المنسق الإداري (1 موظف) :

- يقوم المنسق الإداري بفرز وتوزيع ومتابعة جميع المواضيع المستلمة من المراجعين بعد تسجيلها يوميا . 

مهام مركز خدمات المراجعين :

- تنفيذ رؤية و رسالة الإدارة التي ترتكز على تطوير و تنمية أعيان الوقف       

- تسهيل سير إجراءات إدخال طلبات المراجعين و تذليل أي عقبات تواجههم في ذلك

- اختصار و توفير الجهد و الوقت اللازم لإنهاء المواضيع و المعاملات الواردة للإدارة

- الرد على الاستفسارات و الأسئلة و الاستشارات  الموجهة للإدارة

- توضيح آلية و مسار المعاملات و متابعتها بعد تسجيل إدخالها حتى إنجازها و إغلاق مواضيعها في جهاز الحاسوب بصورة نهائية

- استلام و تسجيل و الرد على الشكاوي و التظلمات و الاقتراحات و مناقشتها مع المسؤولين في الإدارة

- تنظيم تسليم و استلام سيارات الإدارة ( 7 سيارات ) و تسجيل حركتها بالتنسيق و التعاون مع بقية أقسام الإدارة

هذا واننا في مركز خدمات المراجعين نعمل وفق توجيهات الرئيس سماحة الشيخ محسن بن الشيخ عبدالحسين آل عصفور الموقر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية  مما يتيح لنا العمل بصورة احترافية الهدف منها معرفة خارطة الطريق للمشروع والخطوات التي يجب أن نتبعها، كما لا يخلو الأمر من إجراء بعض التغييرات المناسبة من وقت لآخر بعيد الحصول على نتائج التغذية الراجعة ومراقبة الأداء العام وأداء الموظفين وتحليل النتائج لتحقيق الأهداف المنشودة.

السيارات : 

يدير القسم سيارات الإدارة بكفاءة عالية وينظم حركتها بالتنسيق والتعاون مع أقسام الإدارة للتواصل الخارجي و إنجاز المهام الخارجية، مرفق بطيّه نماذج من استمارات توضيحية.

استقبال المكالمات الواردة:

يستقبل القسم ما معدله 200 إلى 250 مكالمة كل يوم والرد عليها وتحويلها إلى الأقسام كلاً حسب اختصاصه.

 

بريد المملكة: 

يستلم القسم البريد الخاص بالإدارة من مختلف وزارات المملكة، ويقوم بتسليمها إلى مكتبي السادة رئيس مجلس الأوقاف الموقر ومدير الإدارة الموقر.


Top
);