نبذة عن القسم

قسم الشؤون الإدارية والملفات هو القسم المختص بشؤون الموظفين عامة والمحافظة على أرشيف الإدارة. 

ومن أهم مهام ومسئوليات هذا القسم: 

- تنفيذ كافة الإجراءات الإدارية والداخلية الصادرة من الجهات المختصة .

- الإشراف على تقديم الخدمات العامة للإدارة بما فيها طباعة الرسائل والإفادات وشهادات الراتب .

- التعاون مع مشرفي الأقسام الأخرى باقتراح إجراءات وقواعد تنظيم العمل من حيث الحضور والانصراف وشئون الموظفين كالترقيات والعلاوات والمكافآت ولائحة الجزاءات مسترشدا في ذلك بالنظم والسياسات التي تصدرها الجهات المختصة ،  وتسجيل ساعات العمل الإضافي بموظفي الإدارة وإعداد التقارير اللازمة بهذا الخصوص.

- وضع تصور شغل الوظائف الشاغرة المشتملة على إجراءات التعيين والإعلان واختيار المتقدمين بالتعاون مع مشرفي الأقسام الأخرى.

- تنفيذ برنامج شئون الموظفين وأنظمة الخدمة المدنية فيما يتعلق بالموظفين والمستخدمين مرة واحدة شهرياً  .

- اقتراح تعيين أو نقل أو استبدال أصحاب الوظائف الدينية في المساجد بالإضافة إلى عمال المقابر وينفذ الأنظمة وإعداد البرامج الخاصة بذلك  .

- إعداد كشوف الرواتب الشهرية لأصحاب الوظائف الدينية وخدم المساجد وعمال المقابر وكشوف الرواتب الشهرية والإجازات والعمل الإضافي لموظفي ومستخدمي الإدارة ومراجعتها مع قسم الحسابات.

- إجراءات الإجازات السنوية والمرضية والحج والعمل الإضافي وتغيير حسابات البنوك يتم إدخالها بنظام الأمثل وعبر المسار الإلكتروني لنظام ديوان الخدمة المدنية .

إعداد استمارات الترقية والتقاعد وإجراءات إنهاء الخدمة.

- الإشراف على إجراء شغل الوظائف الشاغرة والتعيين والتنقلات والترقيات والحوافز والعلاوات والمكافآت وتنفيذ تعليمات وقرارات مجلس الإدارة والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية بهذا الخصوص .

- إعداد الأوصاف الوظيفية الخاصة بوظائف الإدارة والمستخدمين بالمساجد والمقابر وعرضها على المسئولين اقتراح الهياكل التنظيمية ودرجات الوظائف الخاصة بالإدارة وينسق مع ديوان الخدمة المدنية بهذا الخصوص بعد موافقة المسئولين بالإدارة   .

- مراجعة الهيئة العامة للضمان الاجتماعي وبنك الإسكان حول الاشتراكات الشهرية للهيئة وأقساط الإسكان.

- المحافظة على مخزن الأدوات القرطاسية ومتابعة أوامر الصرف وإجراءات شراء هذه الأدوات.

- المحافظة على أرشيف الإدارة والأوراق والمستندات الخاصة بأنشطتها .

- صياغة وطباعة جميع التقارير والرسائل والمحاضر وغيرها الخاصة بالقسم حسب الأولوية. 

الحفاظ على سجلات البريد الصادر والوارد وتدوينها.

- الحفاظ على ملفات مراسلات الإدارة وجميع الكتيبات والدوريات الصادرة من أنشطة الإدارة.

- الإشراف على نظافة بعض مباني وعقارات الأوقاف ومدى التزام العمّال بالمهام المناطة بهم.

- متابعة إصدار وتجديد تأشيرات عمال الإدارة الأجانب البالغ عددهم 25  عامل لدى الجهات المختصة مثل هيئة تنظيم سوق العمل وإدارة الهجرة والجوازات.  

- الإشراف على تقديم الخدمات العامة للإدارة بما فيها الطباعة/خدمات البريد/ القرطاسية/ المواصلات/ الأرشيف/ المشتريات وغيرها .

- وضع برنامج لتنفيذ الميزانية التقديرية الخاصة بالشئون الادارية حيث يشتمل هذا البرنامج على برامج فرعية خاصة بالمشتريات لتلبية احتياجات الإدارة وبرنامج لحماية وتأمين موجودات الإدارة ويضع برنامج لتنظيم وتبويب حفظ السجلات الخاصة بالادارة .

- عمل البحوث الاجتماعية اللازمة للتعرف على أحوال أصحاب الوظائف الدينية من أجل تقديم المساعدات اللازمة .

- إجراء التحريات والقيام بجولات ميدانية على المساجد للتعرف على أصحاب الوظائف الدينية بها واحتياجاتهم ومدى التزامهم بواجبهم .  

- تنفيذ برنامج شئون الموظفين وأنظمة الخدمة المدنية فيما يتعلق بالموظفين والمستخدمين .

اقتراح تعيين أو نقل أو استبدال أصحاب الوظائف الدينية في المساجد بالإضافة إلى عمال المقابر وينفذ الأنظمة ويعد البرامج الخاصة بذلك 

- الإشراف على إعداد كشوف الرواتب الشهرية لأصحاب الوظائف الدينية وخدم المساجد وعمال المقابر وكشوف الرواتب الشهرية والاجازات والعمل الاضافي لموظفي ومستخدمي الإدارة ويراجعها ويرفعها إلى السلطة العليا لاعتمادها قبل التنسيق مع قسم الحسابات .

- الإشراف على إجراء شغل الوظائف الشاغرة والتعيين والتنقلات والترقيات والحوافز والعلاوات والمكافآت وتنفيذ تعليمات وقرارات مجلس الادارة والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية بهذا الخصوص .

- الإشراف على سجلات الحضور والانصراف وتسجيل ساعات العمل الاضافي بموظفي الادارة واعداد التقارير اللازمة بهذا الخصوص .

- إعداد الأوصاف الوظيفية الخاصة بوظائف الإدارة والمستخدمين بالمساجد والمقابر ويعرضها على المسئولين. 

- اقتراح الهياكل التنظيمية ودرجات الوظائف الخاصة بالإدارة وينسق مع ديوان الخدمة المدنية بهذا الخصوص بعد موافقة المسئولين بالإدارة .

- تنفيذ الخطط التدريبية الموضوعة لموظفي الإدارة والاتصال بمسئولي التدريب بوزارة المالية للتعرف على البرامج والوحدات التدريبية المتاحة والمناسبة.  

- المحافظة على مخزن الأدوات القرطاسية وينفذ أوامر الصرف واجراءات شراء هذه الأدوات.

- المحافظة على ارشيف الادارة والاوراق والمستندات الخاصة بأنشطتها.

 

إنجازات الموارد البشرية لعام 2015  

- اتنفيذ كافة الأوامر والتوجيهات والإجراءات الإدارية الداخلية أو الخارجية بمعدل 6  أوامر يومياً.

- الإشراف على تقديم الخدمات العامة للإدارة بما فيها طباعة الرسائل والإفادات وشهادات الراتب والتي تصل إلى 25  مطبوعة يومياً، خدمات البريد بشكل يومي، القرطاسية ومتابعتها، المواصلات بمعدل معاملتين يومياً، الأرشيف 6 معاملات، المشتريات بمعدل 10 معاملات يومية،الهاتف بمعدل ثلاث معاملات يومياً وغيرها.

- التعاون مع مشرفي الأقسام الأخرى باقتراح إجراءات وقواعد تنظيم العمل من حيث الحضور والانصراف وشئون الموظفين كالترقيات والعلاوات والمكافآت ولائحة الجزاءات مسترشدا في ذلك بالنظم والسياسات التي تصدرها الجهات المختصة، وتسجيل ساعات العمل الإضافي بموظفي الإدارة وإعداد التقارير اللازمة بهذا الخصوص بمعدل 70  معاملة شهرياً (في النظامين الهورايزون والأمثل) .

- وضع تصور شغل الوظائف الشاغرة المشتملة على إجراءات التعيين والإعلان واختيار المتقدمين بالتعاون مع مشرفي الأقسام الأخرى مّرة (1)  في الشهر.

- تنفيذ برنامج شئون الموظفين وأنظمة الخدمة المدنية فيما يتعلق بالموظفين والمستخدمين بمعدّل مرتين  (2)  شهرياً.

- اقتراح تعيين أو نقل أو استبدال أصحاب الوظائف الدينية في المساجد بالإضافة إلى عمال المقابر وينفذ الأنظمة وإعداد البرامج الخاصة بذلك بمعدل 20  معاملة شهرياً.

- إعداد كشوف الرواتب الشهرية لأصحاب الوظائف الدينية وخدم المساجد وعمال المقابر وكشوف الرواتب الشهرية والعمل الإضافي لموظفي ومستخدمي الإدارة ومراجعتها مع قسم الحسابات بمعدل 30 معاملة شهرياً.

- إجراءات الإجازات السنوية والمرضية والحج والعمل الإضافي وتغيير حسابات البنوك يتم إدخالها بنظام الأمثل وعبر المسار الإلكتروني لنظام ديوان الخدمة المدنية 60  معاملة شهرياً.

- إعداد استمارات الترقية والتقاعد وإجراءات إنهاء الخدمة وإصابات العمل وقروض التقاعد وضم الخدمة (9)   شهرياً.

- توظيف الكوادر والكفاءات العالية في بعض التخصصات مثل الحسابات، الحاسب الآلي،  الإدارة،  والهندسة وبمختلف أقسام ومجموعات ووحدات الأقسام من أجل تحقيق مزيدٍ من التطور وسرعة الإنجاز في الأعمال بمعدل (3) شهرياً.

- الإشراف على إجراء شغل الوظائف الشاغرة والتعيين والتنقلات والترقيات والحوافز والعلاوات والمكافآت وتنفيذ تعليمات وقرارات مجلس الإدارة والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية بهذا الخصوص بمعدل مرتين شهرياً.

- إعداد الأوصاف الوظيفية الخاصة بوظائف الإدارة والمستخدمين بالمساجد والمقابر وعرضها على المسئولين بمعدل مرة (5)  واحدة كل شهر.

-اقتراح الهياكل التنظيمية ودرجات الوظائف الخاصة بالإدارة والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية بهذا الخصوص بعد موافقة المسئولين بالإدارة بمعدل معاملة واحدة شهرياً.

- مراجعة الهيئة العامة للضمان الاجتماعي وبنك الإسكان حول الاشتراكات الشهرية للهيئة وأقساط الإسكان بمعدل عشر (10)  مرات شهرياً.

- المحافظة على مخزن الأدوات القرطاسية ومتابعة أوامر الصرف وإجراءات شراء هذه الأدوات بمعدل (70)   معاملة شهرياً.

- المحافظة على أرشيف الإدارة والأوراق والمستندات الخاصة بأنشطتها بمعدل 5  مرات شهرياً.

- صرف أدوات التنظيف والمستلزمات الأخرى لقيمي المساجد ومتابعة شئونهم بمعدل (7)  مرات يومياً.

- الكشف على المساجد لمتابعة أداء الأئمة والمؤذنين عن كثب بمعدل  (6)  مرات يومياً.ً

- صياغة وطباعة جميع التقارير والرسائل والمحاضر وغيرها الخاصة بالقسم حسب الأولوية بمعدل 30  معاملة شهرياً.

- الحفاظ على سجلات البريد الصادر والوارد وتدوينها بمعدل  20  مرّة شهرياً.

- الحفاظ على ملفات مراسلات الإدارة وجميع الكتيبات والجريدة الرسمية بمعدل  (10)  معاملة شهرياً.

- متابعة إصدار وتجديد تأشيرات عمال الإدارة الأجانب البالغ عددهم 32  عامل لدى الجهات المختصة مثل هيئة تنظيم سوق العمل وإدارة الهجرة والجوازات بمعدل 6  معاملات شهرياً.  

Top